DE KLEINE LETTERTJES

De kleine lettertjes, oftewel: de algemene voorwaarden. Niet direct het allerleukste onderwerp maar o zo belangrijk als jij je business goed wilt aanpakken en ver weg wilt blijven van problemen met je klanten.

De meeste (zakelijke) juridische conflicten hadden voorkomen kunnen worden als er goede algemene voorwaarden gemaakt waren. Je bent overigens niet verplicht om algemene voorwaarden op te stellen, maar als je ze wel hebt, gelden deze voor zowel jouwzelf als voor de klant. De algemene voorwaarden gaan over de randvoorwaarden die standaard gelden. De algemene voorwaarden gaan dus niet over speciale kenmerken van je product of dienst zelf (zoals de prijs, kleur etc.).

Als je algemene voorwaarden hebt moet je de klant hier altijd (en op tijd!) over informeren vóórdat je een overeenkomst afsluit. Ook moeten de algemene voorwaarden in begrijpelijke taal geschreven zijn en moet je ervoor zorgen dat de klant de algemene voorwaarden kent, dus laat de klant altijd schriftelijk bevestigen dat hij of zij  ze gelezen heeft. 

Zelf heb ik mijn algemene voorwaarden vermeld op een aparte pagina op mijn website en verwijs ik daarnaar in offertes en opdrachtbevestigingen. Tevens vermeld ik in mijn offerte/opdrachtbevestiging dat de klant akkoord gaat met de algemene voorwaarden bij het ondertekenen van de offerte/opdrachtbevestiging. En in mijn webshop heb ik een extra ‘aanvink-hokje’ wat de klant moet aanvinken om akkoord te gaan met de algemene voorwaarden voordat tot betaling over kan worden gegaan.

Zelf ben ik geen jurist en kan ik je daarom helaas ook geen ‘standaard algemene voorwaarden voor trouwfotografen’ voorschotelen. Elk bedrijf is weer anders en voor jouw situatie zijn wellicht specifieke voorwaarden van toepassing. Laat je daarom altijd goed juridisch voorlichten als het gaat om ‘de kleine lettertjes’. 

Dutch Photographers (DuPho)
Er is overigens wel een standaard algemene voorwaarden te downloaden op de site van DuPho (Dutch Photographers). Dit kan alvast een mooie basis vormen voor jouw eigen algemene voorwaarden.

Ondanks dat ik geen jurist ben heb ik uiteraard wel tips voor belangrijke ‘kleine lettertjes’ specifiek voor trouwfotografen:

– Auteursrecht & copyright
Als trouwfotograaf wil je graag dat de foto’s die je hebt gemaakt ook op een juiste manier worden behandeld door je klant. Neem daarom in je algemene voorwaarden op wat wel en wat niet mag. Zo kun je bijvoorbeeld vermelden dat het reproduceren van beelden alleen is toegestaan voor privé gebruik (bijvoorbeeld een foto op canvas etc.).  En dat de beelden zonder (betaalde) licentie niet mogen worden gebruikt voor commerciële doeleinden. 
– Publicatie
Neem in je voorwaarden op dat het je als trouwfotograaf vrij staat beelden te gebruiken voor promotie doeleinden, zoals op jouw website (blog, portfolio) en social media.  Zo voorkom je dat je voor elke foto eerst toestemming aan het bruidspaar moet vragen. Het blijft wel belangrijk om het bruidspaar hier van tevoren duidelijk van op de hoogte te brengen!
– aanleveren en bewaren bestanden
Hoe lever je je bestanden aan bij de klant (bijvoorbeeld via de mail of op een usb)? En in welk formaat (gebruikelijk is aanlevering in JPEG)? En binnen welke termijn ontvangt het bruidspaar na de bruiloft de foto’s? Leg ook zeker vast in je voorwaarden wie er verantwoordelijk is voor het bewaren (back up) van alle bestanden. Is de klant zelf verantwoordelijk na oplevering? Of bewaar jij de digitale bestanden voor een bepaalde periode zelf, mocht de klant deze kwijt raken?
– Technische problemen
Je hoopt het nooit, maar tijdens het fotograferen loop je altijd een risico dat er iets mis gaat met je apparatuur of geheugenkaartje. Uiteraard probeer je dit zoveel mogelijk te vermijden door het maken van back ups en juist gebruik van apparatuur en geheugenkaarten. Vermeld  in je algemene voorwaarden hoe je omgaat met de situatie van technische problemen (en dus verlies van bijvoorbeeld foto’s). 
– Fotografen, videografen en second shooters
Tijdens de bruiloft ben je soms niet de enige die de dag mag vastleggen. Er kan sprake zijn van bijvoorbeeld een videograaf of extra second shooter (die niet bij jou hoort). Om irritaties te voorkomen (je kunt elkaar bijvoorbeeld behoorlijk in de weg lopen) is het verstandig in je voorwaarden op te nemen hoe je de communicatie hierover wilt afspreken. En sta je toe dat het bruidspaar zelfstandig een second shooter in huurt?
– Annuleren
Wees in je voorwaarden duidelijk hoe en wanneer het bruidspaar kan annuleren. Jij houdt deze datum voor hen gereserveerd en dit betekent dat je deze dag geen andere bruiloft kunt fotograferen. Het is heel gebruikelijk een vergoeding te vragen indien het bruidspaar kort voor de bruiloft wil annuleren. Wees er duidelijk over in je voorwaarden (bedragen, percentages, termijnen etc).
– Trouwalbum
Als trouwfotograaf verzorg je ook meestal het trouwalbum. Leg de voorwaarden voor het album goed vast, want een misverstand over het trouwalbum kan je duur komen te staan. Spreek bijvoorbeeld af wie de foto’s selecteert (jij of het bruidspaar) en wat de levertermijn van het album is (neem dit ruim, ontwerpen kost tijd, maar het bestellen van het album duurt soms ook enige weken). Denk ook aan ‘proofing’; hoe vaak mag een klant je vragen het ontwerp aan te passen? Het lijken kleine dingen, maar ze kunnen bij kritische klanten heel tijdrovend worden als je hier van tevoren geen afspraken over maakt.

Privacy statement

Op elke website waar persoonsgegevens worden verzameld ben je verplicht een privacy statement te plaatsen. Nu is dit al snel het geval. Als je bijvoorbeeld zoals ik een blog website hebt waar reacties geplaatst kunnen worden, heb je er al mee te maken. Er wordt immers om een emailadres gevraagd. En heb je als trouwfotograaf een website, dan heb je al snel te maken met persoonsgegevens als het contactformulier wordt ingevuld bij een reportage aanvraag. Ik zou je daarom aanraden altijd een privacy statement te plaatsen.  Er zijn tegenwoordig online zogenaamde ‘privacy statement generators’ te vinden. Je vult je gegevens in en er rolt automatisch een privacy statement op maat uit. Een gratis generator vind je hier.

Cookies

En ja, dan hebben we als laatste nog de ‘cookies’. Een cookie een hoeveelheid data die een server naar een webbrowser stuurt met de bedoeling dat deze opgeslagen wordt en bij een volgend bezoek weer naar de server teruggestuurd wordt. Zo kan de server de browser opnieuw herkennen en bijhouden wat de gebruiker / webbrowser in het verleden heeft gedaan. Zo’n historie is bijvoorbeeld voor marketingdoeleinden interessant. 
In Nederland is sinds 2012 is artikel 11.7a van de Telecommunicatiewet (ook wel ‘cookiewet’ genoemd) van kracht. Deze wet vereist van elke website die bezoekers vanuit Nederland trekt dat de bezoeker wordt geïnformeerd over welke cookies er worden geplaatst op de computer en waar deze voor dienen. Dit kan via het privacy statement (zie de uitleg hiervoor hierboven). Daarnaast moet elke bezoeker vanuit Nederland vooraf éénmalig expliciet toestemming geven voor het plaatsen van deze cookies. Dit zijn die pop-ups die je boven of onderaan een website tegenkomt met een knop ‘ik geef toestemming / ik geef geen toestemming’ (of een andere variant). Dus naast vermelding van het cookiebeleid in je privacy statement moet je ervoor zorgen dat je ook de ‘cookies-acceptatie-knop’ activeert op je website. Dit werkt niet bij elke website host of sitebuilder hetzelfde, dus vraag dit na bij je host als je zelf je website maakt en hier zelf niet uit komt. 

Laat je website bouwer (als je dit niet zelf doet) altijd weten dat je algemene voorwaarden, een privacy statement (met cookie-beleid) en ‘cookies-acceptatie-knop’ wilt op je website. De meeste ontwerpers zullen hier zelf mee komen, maar just to be sure kan het geen kwaad dit nog even te vermelden, want je kunt grote problemen krijgen met de betrouwbaarheid van je website als je deze zaken niet op orde hebt.

Ok, dit was denk ik het meest saaie onderwerp van mijn hele website :-). Valt mee toch?
Maar ik hoop dat ik je weer een eindje verder heb kunnen helpen om je trouwfotografie naar the next level te brengen. Yep, ook deze zaken horen daarbij, dus kruip op een regenachtige zondag een paar uurtjes achter je computer zitten (met een lekkere kop thee of koffie en een hoop chocola) en dan is dit hoofdstuk ook weer gefixt!
En nogmaals, laat jouw voorwaarden altijd van tevoren even checken door een jurist voordat je ze op je website plaatst.